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En Eva hay dos controles distintos para lo que ve una persona. Uno son los permisos, que deciden a qué secciones entra. El otro es la visibilidad de datos, que decide cuánto ve dentro de esas secciones. Esta página trata del segundo, y se configura en Configuración, en Miembros, pestaña Roles y Permisos.

Lo que vas a lograr

Cada vendedor abre la Bandeja y ve solo sus conversaciones, sus contactos y sus oportunidades, en lugar de los de todo el equipo.

Requisitos

  • Tener el rol Propietario o Administrador.
  • Tener activado el módulo Configuración avanzada.
  • Tener claro quién es responsable de qué, porque la regla se basa en las asignaciones.

Compartido o Personal

La tarjeta Visibilidad de datos tiene dos opciones, y afecta a todo el espacio de trabajo de una sola vez. En los dos casos, lo que una persona ve, lo puede contestar. Si ve la conversación de WhatsApp de un compañero, puede responderla desde el número de esa conversación, y la conversación sigue siendo de su dueño. Con Personal, cada vendedor ve:
  • Bandeja — conversaciones asignadas y las que puede ver por su alcance o por una oportunidad suya.
  • Contactos — los asignados y los vinculados a sus conversaciones asignadas, su propia línea, una línea compartida o una oportunidad suya.
  • Embudos — oportunidades asignadas y las relacionadas con conversaciones que puede ver.
  • Calendarios — solo sus propios eventos.
  • Panel — solo sus métricas.
Un contacto u oportunidad que el vendedor ve solo por esa relación, y cuyo responsable es otra persona, se abre en modo lectura: no puede editarlo, moverlo de etapa ni iniciarle una conversación nueva, y lo dice en el registro. Su responsable sigue pudiendo hacer cambios.
Personal también esconde lo que no tiene responsable. Una conversación que entra sin asignar no aparece en la Bandeja de ningún vendedor hasta que alguien se la asigne. Si tu equipo trabaja tomando conversaciones nuevas de una cola común, Personal rompe ese hábito.
Hay una excepción a favor del vendedor. Si una conversación está ligada a una oportunidad suya, la puede abrir y contestar aunque no sea su responsable. Solo la ve sin poder responder si es de un agente al que no tiene acceso.

Cambia la visibilidad del espacio de trabajo

1

Abre la pestaña de roles

En Configuración, abre Miembros y luego la pestaña Roles y Permisos.
2

Elige la opción

En la tarjeta Visibilidad de datos, selecciona Personal o Compartido. La opción vigente aparece marcada como Activo.
Las dos opciones de visibilidad, Compartido y Personal, y la lista de lo que Personal limita.

La tarjeta Visibilidad de datos, con la opción vigente marcada como Activo.

3

Confirma

Al pasar a Personal, Eva pregunta ¿Cambiar a Personal? y advierte que los vendedores solo verán los datos asignados a ellos. Selecciona Cambiar.

Limita a un integrante a ciertos agentes

La visibilidad de datos aplica a todo el espacio de trabajo. Si además quieres que alguien trabaje solo con uno de tus agentes, eso se ajusta persona por persona.
1

Abre a la persona

En Miembros, en la fila del integrante, selecciona su rol en la columna Roles y permisos. Se abre la pantalla de permisos de esa persona.
Fila de un integrante con su correo, su teléfono, la etiqueta Activo y su rol hasta la derecha.

El rol de la columna Roles y permisos abre los permisos de esa persona.

2

Activa la restricción

En Acceso a agentes, enciende Restringir a agentes específicos. Aparece la lista de agentes con casillas.
El interruptor Restringir a agentes específicos encendido y debajo la casilla del agente Eva.

Con la restricción encendida aparece la lista de agentes con casillas.

3

Elige los agentes

Marca los agentes que le corresponden. Hay que marcar al menos uno para poder guardar.
4

Guarda

Selecciona Guardar cambios.
A partir de ahí, esa persona solo ve conversaciones, contactos, oportunidades y analítica de los agentes marcados. El Propietario no se puede restringir: siempre alcanza a todos los agentes.

Deja que alguien vea las conversaciones de otra persona

Con Personal, un gerente tampoco ve el trabajo de su equipo. Cuando necesitas que sí lo vea, agrégale a esas personas una por una.
1

Abre a la persona

En Miembros, en la fila del gerente, selecciona su rol en la columna Roles y permisos.
2

Elige a quién puede ver

En Acceso a agentes, debajo de Restringir a agentes específicos, está También puede ver las conversaciones de. Selecciona Elegir y marca a las personas. Las que elijas aparecen como etiquetas, y las puedes quitar desde ahí mismo.
3

Guarda

Selecciona Guardar cambios. La línea se queda con un resumen, por ejemplo +2 asesores.
Desde ese momento, el gerente ve en su Bandeja las conversaciones de WhatsApp de las personas que marcaste, y puede contestarlas. Lo que ve, lo puede responder.
  • Su respuesta sale desde el número de esa persona, el mismo de la conversación.
  • Contestar no le quita la conversación a su dueño: sigue siendo de quien era.
  • No puede mandar campañas desde esos números ni administrar esas conexiones.
  • Supervisar una conversación no abre por sí solo la ficha del contacto. Una oportunidad suya puede darle acceso al contacto. El acceso de lectura no cambia quién puede modificar cada registro.
Si no quieres que alguien conteste conversaciones de otra persona, reduce su alcance: quita a esa persona de su lista También puede ver las conversaciones de.
Esta lista solo tiene efecto con la visibilidad en Personal. Con Compartido todos ven todo, así que no cambia nada.

Cómo saber que funcionó

En la tarjeta Visibilidad de datos, la opción elegida muestra la etiqueta Activo. La prueba de verdad es pedirle a un vendedor que abra la Bandeja y te diga cuántas conversaciones ve.
El cambio tarda hasta 45 segundos en aplicarse, porque Eva guarda los permisos en memoria durante ese tiempo. Si la persona revisa de inmediato, todavía puede ver lo anterior. Espera un minuto y pídele que recargue la página antes de reportar una falla.

Si algo sale mal

Revisa que la tarjeta Visibilidad de datos marque Personal como Activo, y espera un minuto a que se aplique. Si persiste, revisa el responsable de esas conversaciones: si están asignadas a esa persona, la regla está haciendo lo correcto.
Con Personal, una conversación sin responsable no aparece en la Bandeja de ningún vendedor. Asigna esas conversaciones, o regresa a Compartido si tu equipo trabaja de una cola común.
Así funciona. Personal limita a los vendedores; el propietario y los administradores siguen viendo todos los datos del espacio de trabajo.
Con Restringir a agentes específicos encendido hay que marcar al menos un agente. Eva avisa con Selecciona al menos un agente para el acceso limitado.

Siguientes pasos

Roles y permisos del equipo

Asigna conversaciones en la Bandeja